Pandemi Sürecinde İşimizi Kolaylaştıracak Dijital İletişim Araçları

Korona virüs salgını nedeniyle tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de birçok işveren çalışma şekillerini değiştirmek zorunda kaldı. Bu değişim bazı ülkeler açısından zorunlu bir değişim olsa da özellikle Amerika’da uzaktan çalışma sistemi halihazırda uygulanan bir sistem olarak karşımıza çıkıyor. (Global Workplace Analytics’in verilerine göre, ABD’de evden çalışanların sayısı son on yılda yüzde 115 arttı.) Uzaktan çalışma birçok çalışanın hayalidir aslında. Fakat hiç kimse böylesine sıkıntılı bir süreç ile bu hayale ulaşılacağını tahmin etmezdi elbette. Hazırlıksız yakalanılan bu süreçte projelerin yönetilmesi, çalışanların iletişimde olabilmesi, toplantı ve sunumların yapılabilmesi gibi birçok sorunun nasıl çözüleceği de planlanamamış durumda. Bu yazımda bu sorunlara çözüm getiren ve evden çalışmayı kolaylaştıran uygulamaları paylaşacağım. 1-Ekip içi iletişimin sağlanabileceği araçlar -Slack En çok tercih edilen ekip iletişim araçlarından birisidir. Ekip üyelerinin hızlı şekilde iletişimde bulunmasını sağlamasının yanında kullanıcıların uygulama üzerinden dosya ve belge aktarmalarına da olanak tanıyor. Bununla birlikte ekran paylaşımı, görüntülü konuşma da Slack’in öne çıkan özelliklerindendir. Ayrıca Google Drive, Trello, Dropbox, GitHub ve Jira gibi bazı uzaktan çalışma araçlarıyla da uyumlanabiliyor. Ücretli ve ücretsiz olmak üzere iki versiyonu bulunuyor. Ücretsiz versiyonda mesaj sınırlaması gibi kısıtlamalar mevcuttur. -Telegram(ücretsiz) Anlık yazışmalar için kullanılan bir diğer uygulama telegramdır. Şu an dünya genelinde 400 milyon aktif kullanıcıya erişmiş durumda. Kullanıcılar anlık yazışma, fotoğraf, video, ses kaydı, sticker ve 1,5 GB'a kadar dosya paylaşımı yapabiliyor. Ayrıca karantina döneminde @QuizBot eklentisiyle eğitimler ve testler yapılabiliyor. Telegram, WhatsApp gibi popüler anlık mesajlaşma servisleriyle rekabet ediyor. Bu nedenle 2020 yılı içerisinde görüntülü aramayı da yeteneklerine katmak için çalışıyor. -Chanty Chanty, küçük ve orta ölçekli ekiplerin kullanımı için tasarlanmış, AI destekli bir ekip sohbet uygulamasıdır. Genel ve bire bir görüşmelerin yapılabildiği sade bir yapıdadır. Tüm dosyalarınız, bağlantılarınız, görevleriniz ve konuşmalarınız Teambook adlı bir klasörde toplanır ve istediğiniz zaman oradan geçmiş bilgilerinize ulaşabilirsiniz. Chanty ile bir yönetici herhangi bir mesajı bir göreve dönüştürebiliyor, ekibinden birine atayabiliyor ve bittiğinde bildirim alabiliyor. Ayrıca ekip üyeleriyle yüksek kaliteli sesli ve görüntülü aramalar yapabiliyorsunuz. Metin yazmanın yanı sıra sesli mesajlar da gönderebiliyorsunuz. Ücretli ve ücretsiz olmak üzere iki versiyonu bulunuyor. Bunlara alternatif olarak; -Hangouts Chat (Ücretsiz versiyonu bulunuyor) -Microsoft Teams (Ücretsiz versiyonu bulunuyor) -Flock (Ücretsiz versiyonu bulunuyor) 2-Toplantı ve sunumlar için kullanılabilecek araçlar -Zoom(Ücretsiz) Pandemi sürecinde özellikle ülkemizde telekonferans için en çok kullanılan uygulama Zoom dersek hata etmiş olmayız. Video toplantıları ve sunumlar için standart özelliklerin yanı sıra anlık sohbet, video kaydı, ekran paylaşımı, takvim entegrasyonları ve hatta sanal arka plan ve rötuşlar sunar. Zoom'un ücretsiz uygulaması 100 kişiye ve 40 dakikaya kadar toplantıların yapılmasını sağlıyor. Ücretli sürümünde ise bu rakamlar değişiyor. -Join me Az biliniyor olmasıyla birlikte kaliteli ve kolay kullanımı olan bir video konferans uygulamasıdır. Ani gelişen konuşmalar ve online toplantılar için kolay ve sorunsuz çalışan bir araçtır. Sesli ve görüntülü arama dışında ekran paylaşımı gibi özelliklere de sahiptir.10 kişiye kadar ücretsiz kullanımı mevcuttur. -Cisco Webex Meetings(Ücretsiz) Pandemi döneminde 100 kişiye kadar ücretsiz görüntülü konuşma kullanımı sunan Cisco, aynı zamanda bu görüşmelere zaman sınırlaması da getirmiyor. Ayrıca HD görüntü kalitesiyle ekran paylaşımı da mümkün. 1 GB depolama alanıyla, takvim entegrasyonuyla yüksek güvenlikli görüşmeler yapabiliyorsunuz. -Google Hangouts Google Hangouts, en çok bilinen ve yaygın olarak kullanılan uygulamalardan. Kullanıcıların video konferansa katılmak için kişisel bir Google hesabı olması gerekiyor. Hangouts'un ücretsiz sürümüyle 150 kişiye kadar bağlantı kurmaya imkan tanıyor, ancak sunum özelliği veya çağrı kaydetme özelliğini desteklemiyor. Google Hangouts'un G-Suite ücretli sürümü, 250 kişiyle görüntülü görüşme yapmanıza, sunumlar düzenlemenize ve toplantıları kaydetmenize ve Drive'a kaydetmenize olanak tanıyor. Bunlara alternatif olarak; -Discord(ücretsiz) -Go to meeting -Skype(ücretsiz) 3-Proje yönetiminde kullanılabilecek araçlar -Jira(ücretli) Jira, özellikle çevik gelişim gösteren ekiplerin kullanımı için tasarlanmış bir proje yönetim aracıdır. Jira'yı günlük ve haftalık yapılacak işlerin planlanmasında kullanabileceğiniz gibi, projelerin uçtan uca yönetilmesinde de kullanabilirsiniz. Ekipleri geliştirmeye ve kendi iş akışlarını oluşturmaya yardımcı olan raporlar da oluşturabilirsiniz. Yazılım içinde, bu ekipler özelleştirilebilir scrum panoları, kanban panoları oluşturabilir ve çevik raporlama yapabilirsiniz. -Asana Asana ile mevcut şablonları kullanarak (görev, proje, konuşmalar) hızlı bir şekilde yeni iş akışları ekleyebilir, kendiniz veya diğer ekip üyeleri için görev listeleri oluşturabilir, ekip üyeleri rahatlıkla görev listeleri hakkında yorum yapabilir. Büyük görevleri alt görevlere ayırabilir ve hatta bir görevi projeye dönüştürebilirsiniz. Yöneticiler, gelen kutularına girmeden veya güncellemeler için ekip üyelerine başvurmadan herhangi bir projenin durumunu hızlı ve kolay bir şekilde kontrol edebilir. Ayrıca Google Drive, DropBox , Github , MailChimp gibi sistemlerle entegre çalışabilirsiniz.Asana 15 kişiye kadar olan ekipler için ücretsiz. -Trello Son birkaç yıldır Trello en popüler proje yönetimi uygulamalarından birisi haline geldi. Tüm iş tabanlı ve kişisel projelerinizi bir bilgisayar, tablet veya akıllı telefon üzerinden organize etmenizi sağlıyor. Trello, kart tabanlı tasarımı sayesinde oldukça basit bir yapıdadır. Her kartın içinde görev listeleri bulunuyor. Öncelikleri ayarlamak için, kartları herhangi bir sırayla hareket ettirebiliyorsunuz. Bir kart açıldığında içinde görevler oluşturabilir, dosya yükleyebilir, yorum yapabilir veya diğer çeşitli görevleri yapabilirsiniz. Google Drive, Dropbox, Box veya OneDrive sistemleriyle de uyumlu çalışabilirsiniz. Ücretli ve ücretsiz olmak üzere iki versiyon ile kullanabilirsiniz. Bunlara alternatif olarak; -Basecamp -AirTable (Ücretsiz versiyonu bulunuyor) -Pivotal Tracker (Ücretsiz versiyonu bulunuyor) -Wrike (Ücretsiz versiyonu bulunuyor) İnternet her şeyi değiştirdi. Her şeyi anında bilmemiz bekleniyor. Dijital iletişimi anlamıyorsanız bu aleyhinizedir. Bob Parsons (Godady Kurucusu