Öğrenen Organizasyonlar

Günümüz şartlarında hızla değişen ve gelişen iş hayatında öğrenme kaçınılmaz bir süreçtir. Bu süreci başarıyla yöneten yoluna güçlenerek devam eden organizasyonlar olduğu gibi süreci yönetemeyip silinip giden organizasyonlar da olmuştur. Peki hayatına devam eden organizasyonlar diğerlerinden neyi farklı yapmış ve hayatta kalmışlardır? Bugün halen birçok yönetici eski usul yönetim sistemleriyle organizasyonları yönetmeye çalışıyor. Bir işi yapmanın tek bir doğru yolu olduğunu, bu yolu da sadece yöneticilerin bildiğini düşünüyor ve son sözün her zaman yöneticiye ait olması gerektiğini savunuyorlar. Yine başka eski sistem bir yönetimde de sadece sorunların çözümlerine odaklanan, nedenleri üzerine düşünmeyen bir yönetici bakışı var. Hızla değişen çevresel koşullar karşısında varlığını sürdürmek, rekabet ortamında ayakta kalmak isteyen organizasyonların bu gibi yönetim sistemlerini terk etmesi ve çağdaş bir yönetim tarzı benimsemelerinin zamanı geldi ve geçiyor. Peki nedir bu çağdaş yönetim bakışı derseniz öğrenen organizasyondur derim. Bu kavramı ilk ortaya atan ve örgütsel öğrenme derneğinin kurucu başkanı olan Peter M. Senge’dir. Peter Senge Beşinci Disiplin adlı kitabında öğrenen organizasyonları “kişilerin gerçekten elde etmek istedikleri sonuçlar için, kapasitelerini sürekli olarak geliştirdikleri, yeni ve sınırları zorlayan düşüncelerin ve düşünme şekillerinin ortaya atıldığı insanların sürekli beraber öğrenmeyi öğrendikleri organizasyon yapısı" diye tanımlıyor. Bu tanımdan yola çıkarak şunu söyleyebiliriz ki öğrenen organizasyonlarda bireysel öğrenmeden çok kolektif öğrenme ön plandadır. Öğrenen organizasyonda esas olan yaşanmış olumlu olumsuz deneyimlerin değerlendirilmesi ve bunlardan elde edilen çıkarımların kurumsal hafızayı oluşturacak şekilde saklanması, korunması ve aktarılmasıdır. Zira bireysel edinilen bilgiler o kişi organizasyondan ayrıldığında onunla beraber gidecektir. Öğrenen organizasyonların kurumsal hafızayı güçlendirmek dışında başkaca katkıları da bulunuyor elbette; -Organizasyon içinde bilgi akışının hızlı bir şekilde sağlanması, -Hatalardan ders çıkarılması, -Çalışanların kendilerini geliştirirken organizasyonu da geliştirmesi, -Organizasyonel çeviklik kazanarak çevresel etkilere çabuk uyum sağlanması, -Rakiplerin birkaç adım önünde olunması, -Üretkenlik, karlılık ve verimliliğin artması, -Çalışanların uyumlu bir çalışma ortamında olmaları nedeniyle iş doyumu yaşaması, Peki her organizasyona öğrenen organizasyon diyebilir miyiz? Elbette hayır! Bir organizasyonun öğrenen organizasyon olması için taşıması gereken bazı özellikler bulunuyor; sistematik problem çözme, yeni yaklaşımlarla deneyim kazanma, geçmiş deneyimlerinden öğrenme, başkalarının deneyimlerinden ve en iyi uygulamalarından öğrenme, organizasyona bilgiyi hızlı ve verimli bir şekilde aktarma. -Sistematik problem çözme: Bu aşamada sorunları çözmek için bilimsel verilerle hareket etme, onların çıktılarını kullanarak istatistiki bilgilere ulaşmak esastır. Doğruluk ve kesinlik, öğrenme için gereklidir. Gerçek öğrenme için sürekli “Bunun doğru olduğunu nasıl biliyoruz?” soru sorulmalıdır. -Yeni yaklaşımlarla deneyim kazanma: Bu aşamada sistematik problem çözme sistemi kullanılarak yeni bilgiye ulaşmak ve onu test etmek söz konusudur. Çalışanlara test etmeleri için çeşitli fırsatlar verilir ve çalışanlar teşvik edilir. Deneyimleyerek daha iyi sonuçlara ulaşılmaya çalışılır. -Geçmiş deneyimlerinden öğrenme: Organizasyonlar önceki başarı ve başarısızlıklarını gözden geçirmeli, sistematik olarak değerlendirmeli ve çıktılarını saklamalıdır. Çalışanların kolayca ulaşabileceği şekilde tutulmalıdır. Mevlâna’nın dediği gibi "Geçmişte yaşama ama her zaman geçmişten ders al." -Başkalarının deneyimlerinden ve en iyi uygulamalarından öğrenme: Bir nevi kıyaslamada (benchmarking) diyebiliriz. Organizasyonun ihtiyacını belirleyip iş ortaklarının başarılı örneklerini inceleyerek, dış pazardaki uygulamaları araştırarak en iyi uygulamaları keşfedip onların başarılı yönlerini organizasyona uyarlama sürecidir. -Organizasyona bilgiyi hızlı ve verimli bir şekilde aktarma: Öğrenen organizasyonların yetkinliklerinden biri de ulaşılan bilgiyi kendinde tutmamak, aktarmaktır. Bilgi paylaşıldıkça anlam kazanır ve kullanım alanı bulur. Bu süreci yazılı, sözlü ve görsel iletişim kanallarını kullanarak ve çeşitli eğitim programlarıyla teşvik etmek önemlidir. Peki öğrenen organizasyon olmak kolay mı? Dünden bugüne öğrenen organizasyon olunabiliyor mu? Biraz da bu soruların cevaplarına bakalım. Elbette öğrenen organizasyon olmak hemen olacak bir iş değildir. Öğrenen organizasyon olmak zaman içinde yavaş yavaş ve istikrarlı bir şekilde ilerlemeyi ve sabretmeyi gerektirir. Öğrenmeye elverişli bir ortamın kurulmasını gerektirir. Yöneticilerinde desteğiyle fikir alışverişi yapılmasını gerektirir. Aynı zamanda bu süreçte farklı zorluklarla baş etmek de gerekir bu zorlukların üstesinden gelindiği takdirde rakipleriyle baş edebilen gelişen proaktif bir organizasyon haline gelinir. Bu süreçte karşılaşılabilecek olası zorluklar ise; -Özgün fikirlere değer vermemek onları göz ardı etmek, -Eğitimlere gereken önemi göstermemek ve bütçeyi küçültmek, -Prosedür ve talimatlara sıkı sıkıya bağlı olmak, -Açık ve anlaşılır talimatlar vermemek, -Hızlı sonuç almak için inovatif bakış açısından uzaklaşmak, Öğrenen organizasyon olmak isteniyorsa mevcut engellerin ortandan kaldırılıp risk almanın ödüllendirildiği, fikirleri paylaşmanın cesaretlendirildiği, çalışanların kendilerini güvende hissettiği, öğrenmeyi destekleyen teknolojilerin kullanıldığı sosyal bir organizasyon inşa edilmelidir. Çünkü bir organizasyon öğrenmeyi sürekli kıldığı sürece değişime karşı ayakta kalabilir. “Büyük sıçrayışı gerçekleştirmek isteyen, birkaç adım geriye gitmek zorundadır. Bugün yarına dünle beslenerek yol alır.” Bertolt Brecht